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Déclaration de piles et batteries : conseils pour éviter les erreurs

Déclaration de piles et batteries : conseils pour éviter les erreurs

Vous êtes un participant Bebat et vous mettez des piles et batteries (ou des produits contenant des piles et batteries) sur le marché belge ? Vous devez alors effectuer une déclaration. Nous y retrouvons parfois quelques erreurs. Avec Martine Vanheers, Finance, Customer Service et Legal & Public Affairs Director, nous avons examiné quelles étaient les erreurs les plus fréquentes et comment vous pourriez réaliser un parcours sans faute la prochaine fois, après les audits de 2020 et début 2021 (portant sur l’année de déclaration 2019).

De bons conseils, sur mesure

Les participants sont contrôlés en moyenne une fois tous les trois ans. Il s’agit d'une obligation légale. Lors de ces contrôles, nous examinons si les déclarations correspondent à la réalité. Généralement, les participants doivent répondre à un questionnaire en ligne sur la plateforme MyBatbase. Les participants qui mettent sur le marché plus de 10 000 piles et batteries par an sont soumis à un contrôle plus approfondi sur place par un cabinet d'audit spécialisé.  En 2020 et début 2021 (année de déclaration 2019), 1.121 contrôles ont été réalisés, dont 950 en ligne et 171 sur place, au sein de l’entreprise, par un cabinet d’audit spécialisé.

Lors du contrôle, l’exactitude de la déclaration est examinée. Selon Bebat, c’est également l’occasion pour vous de recevoir de bons conseils adaptés à votre situation.

À la fin du contrôle, Bebat vous envoie un rapport exposant les principales constatations. Vous pouvez alors découvrir, en tant que participant, comment vous vous êtes débrouillé jusque-là et quels sont les points à améliorer.

Grâce à cet article de blog, vous avez l’occasion de voir au-delà de votre rapport individuel. Quelles sont les erreurs que commettent (aussi) de nombreux participants Bebat et comment pouvez-vous les éviter ?

Voici les erreurs les plus fréquentes trouvées dans les déclarations de 2020 et début 2021 (audit 2020) :

La constation

Nombre de fois où cette infraction a été constatée 

Pourcentage du nombre total d'audits  

Aucun contrôle pour savoir si le fournisseur étranger prend en charge l’obligation de déclaration

360 

32% 

Système pas prêt pour l’application des cotisations différenciées 

296 

26% 

Nomenclature incorrecte 

226 

20% 

Pas de cotisation sur la facture 

226 

20% 

Pas de remarques 

224 

20% 

A et B erronés 

206 

18% 

Trop déclaré  

154 

14% 

Trop peu déclaré  

144 

13% 

Cotisation environnementale erronée 

133 

12% 

Qu’en est-il par rapport à l’année précédente ?

Qu’est-ce qui se démarque ? L’absence de contrôle concernant l’affiliation du fournisseur étranger reste le principal problème. Il est pourtant aisé de le vérifier sur myBatbase. Davantage de participants sont maintenant prêts pour les cotisations différenciées - mais il y a encore moyen de mieux faire. I Le nombre de déclarations sans remarques a presque doublé et est passé de 11% à 20%. Nous sommes donc sur la bonne voie, mais nous pouvons encore nous améliorer !

Examinons maintenant chacune de ces erreurs.

Les erreurs les plus fréquentes

1. Le participant n’a pas vérifié si le fournisseur étranger reprend l’obligation de déclaration

De plus en plus d’entreprises étrangères s’affilient à Bebat. Elles n’emploient généralement plus un importateur différent pour chaque pays. L’importation est plutôt organisée par région (ex. : Belgique - Pays-Bas - Luxembourg). Ces entreprises s’engagent à payer des cotisations environnementales pour leurs points de vente en Belgique. 

Certains participants étrangers ne déclarent pas chez Bebat pour tous ces clients belges. Il est donc conseillé de vérifier si votre fournisseur étranger est affilié à Bebat. Si c'est le cas, vérifiez s'il déclare les piles et batteries que vous lui achetez à Bebat. Si votre fournisseur étranger les déclare, vous n'êtes pas tenu de le faire. Sinon, vous devez quand même déclarer ces piles et batteries. 

Une seule déclaration suffit, concluez un accord clair à ce sujet.

Mockup_freerider

Bon conseil :

Comment pouvez-vous vérifier si votre fournisseur étranger est affilié à Bebat ? Vous pouvez le vérifier en contrôlant si la contribution environnementale est mentionnée sur les factures de votre fournisseur. N'est-ce pas le cas ? Visitez  MyBatbase > onglet Listes > Liste des participants et vérifiez si vous pouvez trouver le fournisseur dans cette liste.

2. Le système n’est pas prêt pour les cotisations différenciées

En 2018, Bebat a introduit un système de cotisations différenciées. Le montant de la cotisation peut donc varier en fonction du poids et de la famille chimique de la pile ou batterie. Nous constatons que cela n'est pas toujours appliqué correctement. 

Adaptation des systèmes 

Martine Vanheers, Bebat : « Il y a toujours des erreurs à ce sujet. Prenez par exemple les piles ou batteries au lithium : la cotisation s’élève à 0,2 euro/pièce pour des batteries de 150 à 500 g et à 0,057 euro/pièce pour les piles/batteries de 0 à 150 g. Il s’agit de connaître la famille chimique, le poids et d’autres caractéristiques de la pile ou de la batterie, d’y associer un autre numéro de nomenclature et de mentionner un autre prix sur la facture. Certains participants doivent encore adapter leur système. La plupart du temps, c’est une tâche pour les informaticiens. »

Il s’agit de connaître la famille chimique, le poids et d’autres caractéristiques de la pile ou de la batterie, d’y associer un autre numéro de nomenclature et de mentionner un autre prix sur la facture.

- Martine Vanheers, Directeur Finance, Customer Service, Legal & Public Affairs chez Bebat -

Martine Vanheers, Directeur Finance, Customer Service, Legal & Public Affairs chez Bebat

- Martine Vanheers, Directeur Finance, Customer Service, Legal & Public Affairs chez Bebat -

3. Les mauvais numéros de nomenclature sont mentionnés

Il est important d’utiliser correctement les numéros de nomenclature, afin de présenter un rapport correct aux autorités. Elles souhaitent avoir un aperçu du nombre de piles et batteries, intégrées ou vendues séparément, et de leur poids, par famille chimique. Depuis l’introduction des cotisations différenciées, les numéros de nomenclature ont encore gagné de l’importance. Pour les déclarations annuelles (moins de 10 000 pièces par an) effectuées sur la plateforme MyBatbase, les numéros se retrouvent déjà dans la déclaration. La recherche de la catégorie de piles et de batteries est simplifiée.

Dans le cas des autres déclarations (mensuelles), il faut encore faire attention. Vous pouvez trouver le bon numéro de nomenclature grâce à la fonction de recherche, en indiquant certaines caractéristiques de la pile ou de la batterie. De nombreuses piles et batteries ont un code CEI, ce qui facilite la recherche. Mais ce code n’est pas toujours affiché sur les piles et batteries intégrées.

Bon conseil :

À quelle famille chimique appartient-elle ? Quelle est son application ? Quel est son poids ? Ces questions sont importantes, car elles mènent au bon numéro de nomenclature. La mention d’un mauvais numéro a des conséquences sur l’ensemble de la chaîne, de A à Z. C’est une situation qu’il vaut donc mieux éviter. Vous trouverez un aperçu pratique des numéros de nomenclature ici pour les déclarations mensuelles et ici pour les déclarations annuelles.

Contract ondertekenen

4. Les cotisations environnementales n’apparaissent pas sur les factures destinées aux professionnels

Beaucoup de participants Bebat oublient de mentionner les cotisations environnementales avec les montants sur leurs factures de vente destinées à des clients professionnels. Attention : il s’agit d’une obligation légale. Les autorités régionales et vos clients peuvent ainsi vérifier si vous êtes un participant Bebat.

Bon conseil :

Vous ne pouvez pas indiquer sur les factures que la cotisation Bebat est comprise, sans mentionner le montant. Il vaut mieux mentionner le montant des cotisations dans une autre rubrique/sur une autre ligne de votre facture.

Vous trouverez un exemple de facture ici

5. A et B sont confondus

Parmi les numéros de nomenclature, B est utilisé pour les piles et batteries intégrées et A, pour les piles et batteries vendues séparément. De nombreux membres confondent A et B dans leur déclaration ou n’y accordent tout simplement pas d’attention et déclarent tout en dessous de A ou de B. En ce qui concerne les batteries de démarrage automobiles, SB est utilisé pour les batteries vendues séparément et SA, pour les batteries intégrées. Ici aussi, nous observons parfois des erreurs.

6. Le participant a déclaré trop ou trop peu de piles et batteries.

Nous avons constaté que beaucoup de participants déclarent trop ou trop peu de piles et batteries.

Le nombre de piles et batteries vendues que vous indiquez est-il plus élevé que le nombre de piles et batteries que vous avez réellement mises sur le marché ? La cotisation payée en trop est alors remboursée. Avez-vous déclaré trop peu de piles et batteries ? Alors, les cotisations dues doivent encore être payées. Dans certains cas, une cotisation financière supplémentaire sera demandée.

Pourquoi est-il tellement important de faire une déclaration correcte ?

Martine Vanheers : « Bebat doit établir un rapport à l’attention des autorités sur le nombre de piles et batteries mises sur le marché et leur poids. Celui-ci doit par conséquent être correct, les chiffres ne peuvent être ni trop bas ni trop élevés. De plus, le pourcentage de collecte que Bebat se verra imposer par les autorités est calculé sur la base du nombre de piles et batteries collectées, divisé par la moyenne du nombre de piles et batteries mises sur le marché durant l’année et les deux années précédentes. Si ce dernier chiffre est « gonflé » en raison de déclarations trop élevées, nous devrons alors collecter et enlever plus de piles et batteries usagées. L’idéal est donc de recevoir des déclarations correctes ! »

7. Mauvaises cotisations environnementales

Une cotisation environnementale courante s’élève à 0,057 euro/pièce. Les systèmes informatiques de certains participants ne peuvent pas aller jusqu'à 3 chiffres après la virgule. Mais arrondir à 0,06 ? Ce n’est pas possible, c’est trop cher. Ce montant semble minime en soi, mais lorsqu’on l’applique à plusieurs millions de piles et batteries, la différence est notable. Arrondir à 0,05 ? C’est possible s’il n’y a vraiment pas d’autre solution. Certains programmes informatiques prennent en compte jusqu’à trois chiffres après la virgule, sans pour autant les afficher.

Par exemple : 0,057 x 4 = 0,228 = 0,23. Arrondir le résultat final à 2 chiffres est donc autorisé.

Déclaration parfaite !

Pourquoi est-ce important que les participants déclarent correctement à Bebat combien de piles et batteries ils ont mises sur le marché au cours de l’année (ou du mois) précédent(e) ?

Nous comptons au moins deux bonnes raisons. À partir de ces déclarations,

  • les cotisations environnementales que vous devez payer en tant que participant et qui couvrent les frais de la prévention, de la sensibilisation, de la collecte et du recyclage des piles et batteries usagées, sont calculées.

  • les quantités déclarées sont communiquées aux autorités et les pourcentages de collecte que Bebat doit atteindre sont fixés.

Pas besoin de grands calculs pour se rendre compte que personne ne profite des déclarations incorrectes.

Vous trouverez ici tout ce qu'il faut savoir sur les déclarations

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